Business Case-ul, între literatură și project management

Într-o zi bună zi, cu nimic diferită de cele de dinaintea ei, îți vine brusc o idee despre cum să te îmbogățești. Nu contează unde te afli, cu prietenii la o bere – sau treaz ca huhurezul cu ochii în tavan la ora trei dimineața – ideea se află acolo, bine înșurubată. Lași berea, uiți de insomnie și treci pe cafea tare. Amintiri din viitor îți trec ca o avalanșă pe dinaintea ochilor: petrecerea de rămas bun de la actualul job, primul contract pe firma ta, prima apariție în publicațiile de specialitate, invidia unora – are pe cineva dom’ne în politică, altfel nu se explică – bucuria sinceră din privirile altora, primul milion de euro… he he…

Sunetul pixului strivit între dinți te aduce la realitate. Mormăi ceva cuvinte de rușine la adresa instrumentelor de scris de slabă calitate și începi să te gândești cum ai putea să faci rost de bani. Descarci de pe internet un template de Business Case și pornești cu avânt la completarea lui.

Acesta este momentul când, pentru cei mai mulți dintre noi, se rupe filmul. Ce-i cu hârțogăria asta? Vreau să fac bani, nu să completez documente! Și măcar de ar fi realiste, dar de unde să știu eu despre (fragment luat din RUP):

Product Objectives

[State the objectives for developing the product— the reasons why this is worthwhile. This includes a tentative schedule, and some assessment of schedule risks. Clearly defined and expressed objectives provide good grounds for formulating milestones and managing risks; that is, keeping the project on track and ensuring its success.]

când mie abia mi-a venit ideea? Date încercuite în calendar încă de pe acum? Trebuie să fie o glumă!

Într-un fel este, dar nu o glumă, ci o neînțelegere. Nerăbdători, privim acest Business Case ca pe o formalitate, o etapă obligatorie care trebuie bifată în goana noastră de a ne îndeplini visul, și nu ca pe o unealtă folositoare. Am vrea să terminăm cât mai repede de completat formularul descărcat – pentru că așa pare să fie, un formular cu câmpuri ce trebuiesc completate după explicațiile furnizate – ca să putem trece apoi la lucrurile “serioase”.

Zis și făcut. Încruntați, ne apucăm de completat cu sârg. Înghesuim idei, adunăm ceva date de pe internet – constatăm că în zona de Financial Forecast nu se poate fără ele – ne încurcăm într-un mare stil în indicatori ca NPV, ROI și IRR – de unde să știu eu, frate, cât o să fie rata dobânzii peste trei ani?! – trântim niște grafice în Excel, le împachetăm pe toate într-un fișier PowerPoint și le trimitem cuiva pe care îl bănuim interesat. Job’s done, cum ar zice tipul însărcinat cu munca de jos din Warcraft 2 și ne punem pe așteptat.

Refuzul politicos care urmează – interesantă idee, nu ne căuta tu, te căutăm noi – nu te miră. Recitești Business Case-ul trimis, dar pe la jumătatea primei pagini renunți. Ceea ce inițial păruse un foc de artificii cu sclipici pare că s-a transformat într-un lucru cenușiu și neconvingător. Închizi computerul cu un sentiment amar; undeva în adâncul sufletului tău știi că ar fi putut să meargă.

Și totuși…

O idee de afacere este întocmai ca o poveste. Dă-i-o cuiva care nu știe s-o spună și ai distrus-o, indiferent cât de promițătoare se anunța ea. Prin contrast, încredințează-i unui povestitor talentat un subiect modest și el îl va transforma într-o adevărată performanță de scenă. Tot așa stau lucrurile și cu un Business Case.

Se naște o întrebare interesantă: Trebuie Business Case-ul să spună o poveste? Părerea mea personală este că da. Pot fi înlocuite aridele template-uri cu altceva? Experiența mi-a arătat că se poate, cel puțin pentru faza de concepție. Haideți să vedem – IMHO – cum se poate face.

Prima dată când am citit despre școala structuralistă (formalistă) rusă a fost acum vreo cinci ani când m-am decis să-mi urmez un vis drag din copilărie: să scriu proză fantastică. Ca orice programator care se respectă, m-am documentat înainte să încep. Am căutat să aflu mai multe despre scris în general, care sunt curentele, genurile literare, cum fac unii și alții ca să-și ducă scriitura la bun sfârșit. Între noi fie vorba, mă gândesc că dacă un profesor de profil s-ar fi uitat pe notițele mele din acea vreme și-ar fi pus – la propriu – mâinile în cap. Mă aflam în căutarea unei proceduri deterministe – și reproductibile! – de a scrie cărți care să-l țină pe cititor cu sufletul la gură, fiind decis să o inventez dacă nu o făcuse deja cineva înaintea mea. Să râzi cu lacrimi, nu alta.

Așa am ajuns să citesc despre Vladimir Propp, care, în lucrarea lui intitulată Morfologia basmului, venea, nici mai mult, nici mai puțin, cu o structură (un template, dacă vreți) care putea fi folosită pentru a scrie povești. Mă simțeam în al nouălea cer. Metoda exista, trebuia doar să o deprind, apoi să mă folosesc de ea.

Vă închipuiți ce a urmat? Să vrei să scrii o carte despre un tip pe care Moartea îl arestează la domiciliu – idee care mai târziu s-a transformat, cu multe modificări, într-una din povestirile mele favorite: Viitorul ține uneori doar până mâine – trebuind să urmezi în litera ei o structură ca cea de mai jos?

  1. Absența – un membru al familiei pleacă de acasă.
  2. Interdicția – o interdicție este plasată asupra eroului.
  3. Violarea interdicției – răufăcătorul intră în scenă.
  4. Iscodirea – răufăcătorul încearcă să afle informații.
  5. Divulgarea – răufăcătorul obține informațiile căutate.
  6. Vicleșugul – răufăcătorul încearcă să-l înșele pe erou.
  7. Complicitatea – naiv, eroul își ajută dușmanul.

Și tot așa până la regula cu numărul 31: Căsătoria! Sincer, nu reușesc să-mi reamintesc o experiență personală în zona scrisului mai jalnică, mai vrednică de milă, decât această încercare. În plus, un întreg sistem de valori tocmai se clătină. Unde este tasta F6 (compile, adică) pe care eu s-o apăs după ce am terminat de scris? Iar dacă această tastă nu există, cum îți poți da seama – în lipsa unui sistem riguros de verificare – că te afli pe drumul cel bun?

Din nou, și totuși…

Cum se face că spre orice poveste ne-am uita – nu contează că e Harap-Alb, Tom și Jerry sau Avatar – vedem că ea conține majoritatea elementelor lui Propp? De ce lor le-a ieșit și mie nu?

Răspunsul, cred eu, la întrebarea de mai sus constă în diferența dintre un checklist (fă o listă, apoi asigură-te că ai trecut prin ea) și o schemă logică (pornești, obligatoriu, din punctul A; treci prin punctul B; ocolești punctul C și tot așa, în ordine, până la punctul Z). În timp ce Harap-Alb conținea, în ordinea dictată de firul epic al poveștii, elementele normale unui basm (cai care vorbesc, ajutoare cu puteri supranaturale, păsări măiestre și restul recuzitei), eu începusem exact pe dos. Aveam o secvență de respectat, în care trebuia să înghesui – numai Dzeu știe cum – ideea pe care o aveam. Adică, exact ca în cazul completării unui template. Hm…

În plus, cine zice că ultima etapă trebuie să fie neapărat Căsătoria? La o adică, de ce nu putem începe cu ea?

– Dacă cineva se opune acestei căsătorii, să vorbească acum sau în veci să tacă, rosti preotul.

Înconjurat de necunoscuți, Florian simți că se sufocă; șampania, draperiile camerei de hotel, paginile împrăștiate ale manuscrisului neterminat porniră a-i murmura venin în spatele pleoapelor. Se prinse cu mâna de marginea stranei, trăgând adânc aer în piept.

(Nu mă întrebați ce se întâmplă mai departe că nu știu. Și-a strigat Florian în gura mare posibilul dezacord sau s-a răzgândit în ultima secundă? Și despre ce manuscris e vorba?)

Trecând la partea practică a acestei abordări mai puțin formale, iată câteva sugestii:

  • Scrieți prima dată povestea așa cum vă vine în minte. O bună modalitate poate fi “înregistrarea” unei discuții cu un prieten imaginar.
  • Alegeți un template de Business Case care să se potrivească ideii voastre și folosiți-l ca să vă puneți întrebări.
  • Utilizați cuvinte nepretențioase, păstrând simplitatea propozițiilor. Frazele bombastice nu-i impresionează decât pe cei neștiutori; pe ceilalți îi fac să zâmbească.
  • Includeți, ori de câte ori puteți, imagini care să explice logica din spatele cuvintelor; o imagine chiar valorează cât o mie de cuvinte. Dacă nu mă credeți, încercați să-i explicați la telefon cuiva cum să face un avion din hârtie sau o barcă ;)
  • Aveți grijă ca Business Case-ul să înceapă cu un Executive Summary. Nu vă fie teamă să vă abateți de la calea template-urilor clasice (informațiile de versionare pot sta foarte bine și la sfârșitul documentului; nu există nici un motiv pentru a plasa cea mai plictisitoare informație în cea mai de interes zonă).

Luând în considerare ca checklist același template de Business Case din RUP și aplicând punctele de mai sus într-un exemplu fără pretenții, obținem ceva de genul:

Salut, Valentin. N-ai idee ce idee colosală mi-a trecut azi prin minte: să fac un site de scriere în tandem (doi autori, fiecare scrie un paragraf, celălalt continuă ideea) pe care să îl punem în la dispoziția celor ce vor să-și facă un altfel de publicitate – un soi de artă angajată, dacă vrei s-o numești așa. Ai uleiul de corp X și vrei să-l faci cunoscut? Ei bine, noi îți punem la dispoziție o povestire (umoristică, inspirațională, de suspans etc.) prin intermediul căreia să-l promovezi. Ce zici?

Cine vor fi clienții tăi?

Firmele mici și mijlocii care nu dispun de fonduri pentru a lucra cu o firmă de publicitate tradițională.

Ai menționat aspectul financiar. Cum vei monetiza acest produs?

O soluție ar fi să ne taxăm clienți per Like acordat pe pagină. Btw, nu ți-am spus, mă gândesc ca pentru fiecare produs promovat să postăm o pereche de contribuții zilnic (autorul A + autorul B).

Poți să îmi dai un exemplu de astfel de contribuție?

Bineînțeles. Să presupunem că se deschide o nouă sala de fitness. Ne întâlnim cu investitorii și ajungem la concluzia că cel mai bine i-ar reprezenta o poveste cu mult testosteron. Rugăm doi dintre contributorii noștri să se apuce de treabă și iată ce primim:

***

Sunt disperat. Îmi întorc pentru a patra oară – inutil, știu, dar nu mă pot abține – buzunarele pe dos. Degeaba. Arunc cu geaca de perete. La dracul cu totul. Căzută în mâinile cui nu trebuie, bucata aia nenorocită de hârtie mă poate băga în mormânt. Unde mi-a fost mintea?

Pereții mă strâng. Trebuie să ies din casă, altfel simt că o iau razna. Hm, dacă m-aș duce la sală? Gândul unui workout mă face să zâmbesc. Așa este, voi merge la sală. S-a deschis una nouă lângă mine. Aparate moderne, scoruri decente, saună făcută după toate regulile artei și niște fete de un profesionalism impecabil pe post de antrenoare – nu că ei, băieții, ar fi altfel; cu toată pregătirea mea de fost luptător în trupele speciale, trebuie să recunosc că unii dintre ei m-au făcut să mă simt puțin gelos. Îmbătrânesc?

Ceva din amintirea zilei de ieri, un oarecare sentiment de lipsă, nu îmi dă pace. Ies din casă trăgând ușa după mine. Știu că îmi voi reaminti la un moment dat.

***

Mă aflu în fața casei tipului cu cicatrice pe umăr. La insistențele lui Anton, am luat din garaj o mașină care să nu bată la ochi, un Logan. Privirea îmi alunecă către poșeta care nu-mi aparține, de pe locul mortului – sinistră potrivire – apoi către ceasul de la mână. Trei și jumătate. Deja peste o oră de întârziere.

Mă plictisesc; realizez că trebuia să-mi fi luat ceva de citit. Deodată, îl văd pe bărbatul cu cicatrice – cunoscut ca Brad printre foștii camarazi din Legiunea Străină – ieșind din scara blocului. În ciuda faptului că aș putea fi nevoită să-l ucid înainte ca noaptea să se termine, nu pot să nu-i admir mersul săltat, de felină încă tânără. Pe umăr, are o geantă sport; probabil se îndreaptă către sala de fitness nou deschisă. Îmi simt chipul destinzându-se. Așa da! Două ore de zbânțuială într-o locație marca Marius Dan (un maniac în materie de igienă, pe care una-două îl vezi cercetând aparatele de fitness cu lampa de ultraviolete, verificând dacă personalul de întreținere își face în mod corespunzător treaba) sunt un cadou de natură să-mi redea buna dispoziție. Îmi iau din portbagaj echipamentul și pornesc după el.

***

În continuare, publicul de pe Facebook este rugat să vină cu idei și presupuneri. Ce scrie hârtia pierdută de Brad? Pentru cine lucrează el? Dar tipa al cărei nume ne este încă necunoscut? Iar pentru a crește gradul de implicare a publicului de pe Facebook, contribuitorii vor încorpora cele mai interesante sugestii, oferind credits celor ce le-au propus.

Care vor fi tarifele tale?

Având în vedere că un abonament la sală este 90 de lei și socotind o rată de conversie de 5% a Like-urilor în abonamente, ajungem în jurul sumei de 1 Euro per Like la pagina lor. Target-ul zilnic îl văd de minim 100 de Likes.

Dar investiția inițială?

Domeniu + hosting + temă de wordpress = aproximativ 120 de euro. Contribuitorii sunt plătiți cu 0,05 euro per Like de contribuție, ceea ce mai adaugă 150 de euro la capitalul de pornire. Cu totul, aproximativ vreo 300 de euro.

Care este cel mai mare risc pe care îl vezi?

Să nu-și facă contribuitorii treaba. Având în vedere cu cât de puțin îi plătim – între 5 și 10 euro pe zi (adevărat, pentru mai puțin de un sfert de oră de muncă), este posibil ca prioritățile lor să fie altele, nu acest start-up. Dacă așa vor sta lucrurile, voi suplini eu locurile rămase vacante până la găsirea altor persoane interesate.

Eu zic să ne oprim aici din discuția cu Valentin :). Ar mai fi multe de spus, dar trag cu ochiul în stânga jos și văd că s-au deja făcut 2,210 de cuvinte. Vorba bancului cu omul necăjit care nu mai știa cum să scape de rudele care îi căzuseră pe cap: “Copii veniți și pupați-l pe bunicul, că tocmai pleacă”. Bye-bye Valentin.

Pe scurt, un Business Case ar trebui să conțină cel puțin următoarele:

  • Problema/oportunitatea adresată de proiect.
  • O analiză a situației curente + proiecții în viitor.
  • Soluții de adresare a problemei/oportunității.
  • Detalii despre proiect (unde proiect = munca necesară pentru a rezolva problema/fructifica oportunitatea).
  • O analiză cost-beneficiu (NPV, ROI, IRR etc).

Să zicem că timp de o săptămână sau și mai bine am răspuns în neștire la întrebările prietenului nostru imaginar. Care ar fi următorul pas?

Păi, nici mai mult nici mai puțin decât să luăm datele adunate și să le distribuim în zonele template-ului pe care l-am folosit pe post de checklist. Acum povestea există, mai trebuie doar prezentată posibililor investitori într-un mod care să le fie familiar. Iar dacă suntem cu adevărat curajoși, putem să includem ca anexă – atenție, ca anexă, da? – documentul cu povestea, pe care, dacă vă decideți procedați astfel, vă sfătuiesc cu toată seriozitatea să-l periați de excentricități și licențe personale.

Ca un ultim sfat, înainte să dați drumul Business Case-ul din mână, verificați următoarele:

  • Decurge problema/oportunitatea semnalată în mod natural din analiza situației prezentate?
  • Indică soluțiile descrise în mod clar ce acțiuni trebuiesc întreprinse?
  • Nu cumva ați omis vreun aspect pe care ar fi trebuit să îl luați în calcul?
  • Sunt calculele de buget corecte?
  • Este analiza cost-beneficiu susținută de date suficiente?
  • Mai puteți reduce numărul cuvintelor din “Executive Summary” fără să fie afectat esențialul?

Iar ca un plus de condiment, încheiați cu trei întrebări deschise:

  • Dacă cineva ar vrea să mă pună cu tot dinadinsul în dificultate, cu ce întrebare capcană ar veni?
  • Dacă ar fi ca idea mea să fie respinsă, din cauza unui detaliu aparent minor, care ar putea fi acest detaliu?
  • Să presupunem că tocmai mi-am încheiat prezentarea. Investitorii vin pe rând să mă felicite, asigurându-mă de suportul lor. Căror elemente din business case-ul meu li se datorează acest succes de excepție?

Trucul ca aceste ultime trei întrebări să funcționeze este să vă gândiți la ele ca și cum pentru fiecare există cel puțin un răspuns valid, iar voi trebuie neapărat să-l găsiți.

Huh. Cam atât despre abordarea unui Business Case dintr-o perspectivă literară. Un gând bun și calde mulțumiri celor ce m-au urmărit pe întreaga durată a acestui post, cel puțin lunguieț, aș putea spune :).

Share with your friends










Submit